Najpopularniejsze systemy ERP – jak wybrać?

Wybór odpowiedniego systemu Enterprise Resource Planning (ERP) jest kluczowym zadaniem dla każdej firmy, zamierzającej zautomatyzować oraz zoptymalizować swoje procesy biznesowe. Zaawansowane narzędzia są w stanie zintegrować różne aspekty działalności przedsiębiorstwa — od finansów i produkcji, po obsługę klienta i zarządzanie zasobami ludzkimi. Jednak przed podjęciem decyzji o inwestycji w konkretny system, konieczne jest zrozumienie jego zasad działania, korzyści i różnic względem innych rozwiązań. Ten artykuł ma za zadanie przybliżyć czytelnikowi czym jest system ERP i jakie istnieją kluczowe różnice między ERP a innymi systemami zarządzania w firmie, a także przedstawi sposób, w jaki można podejść do wyboru najbardziej odpowiedniego rozwiązania dla swojej organizacji.

Czym w ogóle jest system ERP i do czego służy?

System ERP to zintegrowana platforma do zarządzania i optymalizacji operacji biznesowych, która harmonizuje procesy przepływu danych i informacji w obrębie firmy. Najważniejszą funkcją  jest centralizacja danych z różnych działów przedsiębiorstwa, co ułatwia efektywne zarządzanie zasobami i pozwala na sprawne podejmowanie decyzji na różnych szczeblach organizacji. Do głównych obszarów, które system ERP obejmuje, należą:

• Zarządzanie finansami i księgowością: Automatyzacja procesów takich jak księgowanie, monitorowanie przepływów pieniężnych, budżetowanie i raportowanie finansowe.
• Zarządzanie zasobami ludzkimi: Efektywne zarządzanie danymi kadrowymi, płacami, rozwojem pracowników i rekrutacją.
• Produkcja: Optymalizacja procesów produkcyjnych, zarządzanie zleceniami produkcyjnymi, planowanie zasobów produkcyjnych.
• Łańcuch dostaw: Koordynacja logistyki, zarządzanie zapasami i magazynem, planowanie zapotrzebowania materiałowego.
• Zarządzanie relacjami z klientami: Integracja z CRM dla lepszego zarządzania kontaktami z klientami i historią transakcji.

Wdrażanie systemu ERP jest skomplikowanym procesem i często wymaga dostosowania do specyficznych potrzeb konkretnej organizacji. Ze względu na swoją elastyczność i możliwości konfiguracji, systemy te są wykorzystywane przez firmy o różnym profilu działalności – od produkcyjnych, po usługowe.

Czym się różni ERP od CRM?

Choć ERP i CRM to systemy, których celem jest usprawnienie działania przedsiębiorstwa, służą one różnym celom i są przeznaczone dla różnych obszarów biznesu. Systemy CRM koncentrują się na zarządzaniu relacjami z klientami, sprzedażą i marketingiem – ich głównym zadaniem jest gromadzenie danych o kliencie, analiza interakcji i budowanie silnych, dochodowych związków z klientami. Elementy CRM pomagają firmom zrozumieć potrzeby klienta, poprawić obsługę klienta oraz efektywność działań sprzedażowych i marketingowych.

Systemy ERP, z drugiej strony, są zorientowane na integrację i automatyzację wewnętrznych procesów organizacji, takich jak finanse, łańcuch dostaw, produkcja czy zarządzanie zasobami ludzkimi. Pomimo że niektóre systemy ERP mogą zawierać moduły CRM, ich podstawowym zadaniem jest zapewnienie przejrzystości i kontroli nad operacjami wewnętrznymi firmy, a nie bezpośrednia interakcja z klientami.

Mówiąc inaczej, CRM koncentruje się na zewnętrznych procesach firmy związanych z klientami, podczas gdy ERP koncentruje się na wewnętrznej efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa. Połączenie obu systemów może zapewnić organizacji kompletne rozwiązanie do zarządzania wszystkimi aspektami działalności, chociaż różnią się one podstawową funkcjonalnością i celami.

Czym różni się system ERP od WMS?

Porównując systemy ERP z Warehouse Management Systems (WMS), warto skupić się na głównym celu, jakiemu służą te rozwiązania. Systemy WMS są specjalistycznym oprogramowaniem zaprojektowanym do optymalizacji procesów zarządzania magazynem. Ich podstawowym zadaniem jest usprawnienie operacji magazynowych takich jak przyjmowanie towarów, ich składowanie, kompletowanie zamówień oraz wysyłka. WMS dostarcza narzędzi do efektywnego zarządzania przestrzenią magazynową, śledzenia produktów, automatyzacji pracy magazynowej i zwiększenia dokładności inwentaryzacji.

Z kolei systemy ERP integrują operacje w całej organizacji, łącząc zarządzanie magazynem z innymi procesami takimi jak produkcja, finanse, sprzedaż, zakupy, zarządzanie zasobami ludzkimi i inne. ERP oferuje szeroką perspektywę funkcjonowania firmy, natomiast WMS skupia się na konkretnym segmencie – zarządzaniu magazynem i operacjach logistycznych.

Najpopularniejsze systemy ERP w Polsce

W Polsce, podobnie jak na świecie, dostępnych jest wiele systemów ERP, które różnią się od siebie funkcjonalnościami, skalowalnością czy dedykowanym segmentem rynku. Niektóre z najpopularniejszych to:

• SAP ERP – jest to jeden z najbardziej uznanych na świecie systemów, oferujący szeroki zakres funkcjonalności i możliwość skonfigurowania zgodnie z potrzebami dużych przedsiębiorstw.
• Microsoft Dynamics 365 – to elastyczne rozwiązanie od Microsoftu, które oferuje możliwość korzystania z chmury oraz lokalnej instalacji, a także łatwą integrację z pozostałymi produktami Microsoft.
• Comarch ERP – rodzime, polskie rozwiązanie zaprojektowane z myślą o wsparciu zarówno małych, średnich, jak i dużych przedsiębiorstw, znane z wysokiej jakości usług i wsparcia.
• IFS Applications – system znany ze swoich możliwości w zakresie integracji procesów produkcyjnych, serwisowych i projektowych, szczególnie polecany dla przedsiębiorstw produkcyjnych.

Wybór systemu ERP powinien być dokładnie przemyślany i dostosowany do specyfiki danej firmy. Każdy z wymienionych systemów posiada swoje unikalne cechy, które mogą być bardziej lub mniej odpowiednie w zależności od konkretnych wymagań i oczekiwań przedsiębiorstwa. W celu pogłębienia wiedzy odsyłamy do obejrzenia materiału Video dostępnego na stronie: www.changelog.pl/videos/najpopularniejsze-systemy-erp-w-polsce-insert-comarch-asseco

Jak odpowiednio podejść do wyboru systemu ERP?

Wybór systemu ERP jest jednym z najważniejszych decyzji technologicznych, jakie organizacja może podjąć. Aby wybrać system ERP, który najlepiej odpowiada potrzebom firmy, należy przeprowadzić kilka kluczowych kroków:

1. Zdefiniowanie wymagań i celów biznesowych – należy określić, jakie są główne procesy biznesowe, które system ERP ma wspierać, oraz jakie cele ma pomóc osiągnąć.
2. Analiza obecnych procesów i potencjału do ich optymalizacji – ważne jest zrozumienie aktualnych wąskich gardeł w procesach oraz to, gdzie technologia ERP mogłaby przynieść najwięcej korzyści.
3. Ocena skalowalności i możliwości dostosowania – system ERP powinien być elastyczny, aby móc rozwijać się razem z firmą i dostosowywać do zmieniających się potrzeb.
4. Sprawdzenie referencji i przypadków użycia – warto poznać opinie innych użytkowników i przykłady wdrożeń, aby zobaczyć, jak system sprawdza się w praktyce.
5. Analiza kosztów całkowitych posiadania (Total Cost of Ownership, TCO) – konieczne jest uwzględnienie nie tylko cen zakupu, ale też kosztów wdrożenia, szkoleń, utrzymania i ewentualnych aktualizacji.
6. Przygotowanie planu wdrożenia – szczegółowy harmonogram z jasno określonymi etapami i oczekiwaniami pozwoli uniknąć nieporozumień i zapewni płynność przejścia na nowy system.

Istotnym elementem jest także wybór właściwego dostawcy czy partnera wdrożeniowego, który będzie dysponował nie tylko odpowiednim doświadczeniem w implementacji wybranego systemu ERP, ale także zrozumieniem specyficznych potrzeb branży i specyfiki danej firmy.