Cold mailing może być prostym, ale zarazem skutecznym narzędziem do nawiązania relacji biznesowych. Specyfika tego rozwiązania wymaga jednak rozwagi w działaniu. Co zrobić, aby wysyłane wiadomości nie były traktowane w kategoriach spamu?
Czym właściwie jest cold mailing? Po przetłumaczeniu tej formuły z języka angielskiego otrzymamy zwrot „zimny mailing”. Pod tym pojęciem rozumie się działania z zakresu marketingu i sprzedaży, których celem jest nawiązanie kontaktu z potencjalnymi klientami.
Pojedynczy cold email jest po prostu spersonalizowaną wiadomością do konkretnego odbiorcy, z którym wcześniej nie miałeś kontaktu. Cele takiej wiadomości zazwyczaj wiążą się z zaproszeniem do współpracy, sprzedażą produktu lub pozyskaniem leadów sprzedażowych. Bardzo często cold mailing jest pierwszym krokiem do zdobycia klientów.
Być może po przeczytaniu powyższego wstępu zadajesz sobie pytanie: jak to możliwe, by w tych czasach wiadomości mailowe były skutecznym narzędziem sprzedażowym, skoro większość z nich po prostu usuwam? Zapewne masz na myśli niezliczoną ilość spamu, który regularnie ląduje w Twojej skrzynce mailowej.
Właśnie dlatego posługiwanie się tym narzędziem stanowi nie lada wyzwanie. Dobrze przygotowany cold mailing, nie zostanie zignorowany przez odbiorcę. Sam jego temat powinien intrygować, a w najlepszym wypadku zmusić do działania. Poniżej postaramy się wyjaśnić, jak tworzyć skuteczny cold mailing.
Cold mailing a kwestie prawne
Zgodnie z zapisami polskiego i europejskiego prawa, zabronione jest wysyłanie informacji handlowych, jeśli ich adresaci nie wyrazili na to uprzedniej zgody. Działanie wbrew takim przepisom naraża na poniesienie poważnych konsekwencji. Zatem jak działać, aby wszystko w sposób całkowicie legalny?
Przede wszystkim pamiętaj o tym, aby kierować cold mailing tylko na adresy uzyskane w sposób zgodny z prawem. Możesz je czerpać np. z wizytówek, otrzymanych w bezpośredniej rozmowie na konferencji biznesowej, ze stron internetowych lub profili firm w mediach społecznościowych. Co niezwykle istotne, zawsze powinieneś umieć odpowiedzieć na pytanie, w jaki sposób zdobyłeś adres mailowy. Dla bezpieczeństwa dobrze jest zawrzeć tę informacje w wysyłanej wiadomości. Pamiętaj o tym, aby źródło pozyskiwania adresów mailowych nigdy nie wzbudzało żadnych wątpliwości ani zastrzeżeń. To sprawi, że nie będziesz musiał obawiać się konsekwencji prawnych.
Temat wiadomości
Być może zabrzmi to paradoksalnie, ale stworzenie dobrego tematu wiadomości jest najtrudniejszym zadaniem w cold mailingu. Jak to możliwe, skoro chodzi o parę słów? Rzecz w tym, że muszą to być słowa, które zachęcą odbiorcę do otworzenia wiadomości. Nawet najlepsza treść „wewnątrz” maila na nic się nie zda, jeżeli jego temat nie zostanie zauważony.
Temat wiadomości jest pierwszą rzeczą, która rzuca się w oczy i dlatego trzeba poświęcić nieco pracy na właściwe zredagowanie go. Ten element powinien na samym starcie oferować adresatowi określoną korzyść. Możesz stosować różne metody, ale najważniejsze jest to, aby temat Twojego maila wyróżniał się na tle innych wiadomości.
Personalizacja
Wyraźna personalizacja jest czymś, co na pierwszy rzut oka powinno odróżniać cold mailing od zwykłych wiadomości handlowych. Pamiętaj, że zawsze nawiązujesz kontakt z konkretnym odbiorcą.
Personalizacja nie jest jednak rozumiana wyłącznie jako zwracanie się do adresata po imieniu, choć ten element również jest ważny i nie należy go pomijać. Musisz przekonać odbiorcę, że treść wiadomości jest dedykowana wyłącznie jemu i że nie jest to mail z masowej wysyłki do przypadkowych osób. Jeśli na spotkaniu branżowym prowadziłeś z adresatem rozmowę na konkretny temat, wspomnij o tym. Zainteresował Cię artykuł opublikowany przez niego na stronie internetowej? Zasygnalizuj to w jasny sposób. To sprawi, że odbiorca poczuje się ważny i doceniony, a to podstawa sukcesu.
Treść maila musi koncentrować się na adresacie, na jego oczekiwaniach i potrzebach. Warto jest nawiązywać do osiągnięć odbiorcy albo do projektów, które obecnie realizuje. Istotą cold mailingu jest to, aby pisać przede wszystkim na temat osoby, do której kierujesz wiadomość, zamiast o sobie i swoich zamierzeniach.
Prosta forma
W jaki sposób przeglądasz skrzynkę mailową? Poświęcasz dłuższą chwilę na dokładne przeanalizowanie każdej wiadomości, czy raczej skanujesz je wzrokiem, szukając jedynie najważniejszych informacji dla siebie? Jeśli wybrałbyś drugą odpowiedź, oznacza to, że działasz podobnie jak większość Twoich potencjalnych klientów.
W związku z tym powinieneś pisać w ten sposób, aby przeczytanie Twoich wiadomości zajmowało odbiorcy jak najmniej czasu. Niech każda z nich będzie krótka i treściwa. Unikaj pytań otwartych, stawiaj zwięzłe pytania zamknięte, na które adresat odpowie tylko krótkim „tak” albo „nie”. Możesz nawet pójść o krok dalej i przygotować listę potencjalnych odpowiedzi, z których odbiorca będzie mógł wybrać jedną. Tym samym niejako wyręczysz go z działania i zwiększysz swoje szanse na otrzymanie odpowiedzi.
Cold mailing jako narzędzie do budowania relacji
Podstawowym celem cold mailingu jest nawiązanie pierwszego kontaktu z potencjalnym klientem. Oczywiście kontakt ten może, a z Twojego punktu widzenia wręcz powinien, przerodzić się w sprzedaż. Niemniej jednak w pierwszej wiadomości tego typu nigdy nie przedstawiaj oferty i nie nakłaniaj do zakupu. Jeśli postąpisz w ten sposób, istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że Twoja wiadomość zostanie zignorowana i usunięta, jako kolejna próba nachalnej sprzedaży.
Jak wskazuje nazwa „cold mailing”, powinieneś działać „na zimno”. Pierwsza i zarazem najważniejsza wiadomość służy przede wszystkim temu, aby zwięźle przedstawić siebie i swoją działalność, w znacznie większym stopniu nawiązać do osoby adresata, wyjaśnić cel maila i oczywiście wezwać do działania.
Z jakim call to action mamy do czynienia w cold mailingu, jeśli nie chodzi o zakup? Najczęściej jest nim prośba o wskazanie dogodnego terminu na spotkanie bezpośrednie lub rozmowę telefoniczną. Czasami jest to również udzielenie zgody na przesłanie kolejnej wiadomości z konkretną ofertą. Niezależnie od formy, to właśnie przy drugim kontakcie mamy możliwość podjęcia tematów sprzedażowych. Pierwszy kontakt ma służyć wyłącznie rozpoczęciu budowania relacji. To swoiste wprowadzenie do tematu. Jeśli zrobisz to subtelnie, uda Ci się wzbudzić zainteresowanie u odbiorcy i zwiększysz szanse na końcowy sukces.
Przypomnienie dla adresata
Brak odpowiedzi nie zawsze oznacza, że odbiorca nie jest zainteresowany podjęciem współpracy. Może się zdarzyć, że Twoja wiadomość przez przypadek zostanie usunięta podczas czyszczenia skrzynki mailowej lub osoba, do której ją skierowaliśmy, odczyta maila bez należytej uwagi, ponieważ w danym momencie miała wiele istotnych zadań do wykonania.
Cold mailing wymaga wytrwałości, dlatego nie zawsze efekty przychodzą od razu. Na wszelki wypadek warto jest „przypomnieć się odbiorcy” poprzez wysłanie tzw. wiadomości follow up. W praktyce okazuje się, że takie maile są bardzo skuteczne. Pamiętaj jednak o tym, że follow up nie jest kopią pierwszej wiadomości. Powielenie treści nie wzbudzi zaufania wobec Twojej osoby. Wiadomość „przypominająca” powinna nawiązywać do pierwszego maila, ale treść co do zasady nie może być jej kopią.
Dane o nadawcy
Wcześniej podkreśliliśmy, że cold mailing powinien w główniej mierze koncentrować się na odbiorcy. Nie znaczy to jednak, że nadawca wiadomości może występować anonimowo. Brak przedstawienia swojej osoby lub reprezentowanej instytucji w jasny i klarowny sposób zazwyczaj redukuje skuteczność takich wiadomości do zera.
Zawsze rozsyłaj cold mailing ze swojej imiennej skrzynki mailowej. Oprócz przedstawienia siebie w pierwszej wiadomości, musisz pamiętać o stopce, która jest bardzo ważnym elementem. Znajdują się w niej najistotniejsze informacje na temat Ciebie lub Twojej firmy. Adres firmy, numer telefonu, strona internetowa oraz adres mailowy uwiarygodnią Cię w oczach adresata.
Podsumowanie
Jeśli zdecydujesz się na cold mailing, pamiętaj o tym, że najważniejszy zawsze jest Twój odbiorca. W subtelny sposób staraj się zachęcić go do współpracy poprzez wysyłanie krótkich i zwięzłych wiadomości. Nie oczekuj błyskawicznych rezultatów. Działaj wytrwale i krok po kroku stosuj powyższe wskazówki, a osiągniesz sukces.
